Datganiadau preifatrwydd a chwcis

Cwcis

Pan fyddwch yn ymweld â'r wefan hon am y tro cyntaf byddwch yn cael neges yn dweud bod yn cwcis yn cael eu defnyddio ar y wefan. Efallai na fydd rhannau o'r wefan yn gweithio'n iawn os ydych yn dewis gwrthod cwcis gan y wefan hon.

Component: callToAction

Ni chedwir gwybodaeth sensitif megis rhifau ffôn neu gyfeiriadau e-bost yn y cwcis. Maent yn cael eu defnyddio yn rhoi gwybodaeth i ni am ymddygiad defnyddwyr ar ein gwefan - pa rannau sydd o ddiddordeb iddynt a pha wasanaethau sy’n cael eu defnyddio amlaf, ayyb. Gellir eu defnyddio hefyd i gofio manylion mewngofnodi ar gyfer rhai gwasanaethau, e.e. ceisiadau am swyddi ar lein.

Mae'r wybodaeth isod yn egluro pa gwcis yr ydym yn eu defnyddio a pham:

Gwybodaeth bersonol: Unrhyw beth sy’n gallu cael ei ddefnyddio i adnabod unigolyn byw, er enghraifft enw a chyfeiriad.

Gwybodaeth sensitif: Mae rhai mathau o wybodaeth amdanoch chi yn fwy arbennig ac angen eu gwarchod yn fwy gan eu bod yn sensitif (gwybodaeth categori arbennig) sef:

• Credoau gwleidyddol neu athronyddol
• Bywyd rhywiol a rhywioldeb
• Iechyd
• Ethnigrwydd
• Aelodaeth undeb llafur
• Data genetig neu biometrig (olion bysedd neu technoleg adnabod wyneb)
• Cofnodion troseddol.

Rydym angen defnyddio gwybodaeth amdanoch chi er mwyn:

• Cynnig gwasanaethau a rhoi cefnogaeth i chi
• Rheoli gwasanaethau
• Ymchwilio i gwynion
• Edrych ar ansawdd gwasanaethau
• Gwneud yn siŵr bod gwariant yn briodol
• Helpu i ymchwilio wasanaethau newydd a’u cynllunio

Mae nifer o resymau cyfreithiol pam fod angen i ni gasglu a defnyddio eich gwybodaeth bersonol.

Mae nifer o resymau cyfreithiol pam fod angen i ni gasglu a defnyddio eich gwybodaeth bersonol.

Byddwn yn rhoi gwybod i chi beth ydi’r rheswm wrth gasglu’r wybodaeth gennych. Fel rheol byddwn yn gwneud hynny lle

• rydych chi wedi rhoi eich caniatâd
• mae gennych gontract efo ni
• mae angen er mwyn i ni gyflawni ein dyletswyddau statudol
• mae angen er mwyn gwarchod rhywun mewn argyfwng
• mae’r gyfraith yn dweud bod rhaid
• mae angen am resymau cyflogaeth
• mae angen er mwyn darparu gwasanaethau iechyd neu gofal cymdeithasol
• rydych chi eisoes wedi gwneud eich gwybodaeth yn gyhoeddus
• mae angen ar gyfer achosion cyfreithiol
• mae angen er budd cymdeithas
• mae angen i warchod iechyd cyhoeddus
• mae angen i bwrpas archifo, ymchwil neu bwrpasau ystadegol.

Os ydym yn dibynnu ar eich caniatâd i ddefnyddio eich gwybodaeth, mae gennych yr hawl i’w dynnu nôl ar unrhyw adeg. Cysylltwch â Swyddog Diogelu Data’r Cyngor os am wneud hyn (manylion cyswllt ar waelod y dudalen).

Lle bo modd, byddwn ond yn casglu ac yn defnyddio gwybodaeth bersonol os oes ei hangen i ddarparu gwasanaeth neu ymateb i ofyn.

Mae’r gyfraith yn rhoi nifer o hawliau i chi:

Gofyn am wybodaeth amdanoch chi eich hun

Mae gennych hawl i ofyn am yr holl wybodaeth sydd gennym amdanoch chi.

Ond, ni fydd yn bosib i ni roi gwybodaeth i chi os ydi’r cofnod yn cynnwys:

• gwybodaeth gyfrinachol am bobl eraill; neu
• gwybodaeth mae gweithiwr proffesiynol yn credu y byddai’n achosi niwed difrifol i les corfforol neu feddyliol chi neu rywun arall; neu
• pe bai rhoi’r wybodaeth yn ein hatal rhag atal neu ddatrys trosedd

Gwneud cais i weld gwybodaeth amdanoch chi

Ceir hyd at un mis i ateb ceisiadau ond gellir ymestyn hyn i hyd at 2 fis ychwanegol os yw’r cais yn swmpus neu’n gymhleth.

Gofyn i ni gywiro gwybodaeth rydych yn credu sy’n anghywir

Dylech roi gwybod i ni os ydych yn credu bod gwybodaeth amdanoch yn anghywir.

Mae’n bosib na fyddwn yn medru newid na dileu’r wybodaeth bob amser ond fe wnawn ni gywiro unrhyw beth sy’n ffeithiol anghywir.

Caniateir hyd at un mis i ateb ceisiadau ond gellir ymestyn hyn i hyd at ddeufis ychwanegol os yw’r cais yn swmpus neu’n gymhleth.

Dileu gwybodaeth (right to be forgotten)

Mewn rhai achosion gallwch ofyn i ni ddileu eich gwybodaeth, er enghraifft:

• lle nad oes angen eich gwybodaeth bersonol mwyach
• lle rydych wedi tynnu eich caniatâd yn ôl
• lle mae eich gwybodaeth wedi ei defnyddio yn anghyfreithlon
• lle bo gofyn cyfreithiol i ddileu’r wybodaeth
• lle rydych wedi gwrthwynebu prosesu eich gwybodaeth
• lle mae data wedi ei gasglu fel rhan o wasanaeth ar-lein i blant (llwytho ap neu wefannau cymdeithasol)

Ni allwn ddileu eich gwybodaeth lle:

• mae’r gyfraith yn dweud bod rhai i ni ei chadw
• mae'n cael ei ddefnyddio ar gyfer mynegiant rhydd
• mae'n cael ei defnyddio i bwrpasau iechyd cyhoeddus sydd er budd y cyhoedd
• mae'n cael ei defnyddio i bwrpas ymchwil neu ystadegol
• mae ei angen ar gyfer hawliadau cyfreithiol.

Gofyn i ni gyfyngu’r defnydd o’ch gwybodaeth bersonol

Mae gennych yr hawl i ofyn am hyn lle:

• rydych wedi darganfod bod gwybodaeth amdanoch yn anghywir ac wedi ein hysbysu
• rydych wedi gwrthwynebu prosesu ac mae angen i ni gael amser i benderfynu os yw ein seiliau yn gorbwyso hawliau’r unigolyn
• nid oes gennym hawl cyfreithiol i ddefnyddio’r wybodaeth ond rydych am i ni gyfyngu’r defnydd yn hytrach na’i dileu’n gyfan gwbl
• nid oes gennym reswm i’w gadw ond rydych chi ei angen er mwyn sefydlu, gweithredu neu amddiffyn hawliad cyfreithiol
• ceir hyd at un mis i ateb ceisiadau ond gellir ymestyn hyn i hyd at ddeufis ychwanegol os yw’r cais yn swmpus neu’n gymhleth.

Symud eich gwybodaeth i ddarparwr arall (data portability)

Mae gennych hawl i ofyn am eich gwybodaeth bersonol mewn fformat cyffredin neu gael ei rhoi i ddarparwr gwasanaeth arall.

Fodd bynnag, gall hyn ond digwydd os ydym yn:

• defnyddio eich gwybodaeth efo’ch caniatâd neu trwy gontract
• mae’r prosesu yn digwydd yn awtomataidd (gan gyfrifiadur)

Mae’n anhebygol y bydd modd arfer yr hawl yma gyda mwyafrif gwasanaethau’r Cyngor.

Gwrthwynebu prosesu gwybodaeth

Mae gennych hawl i wrthwynebu o dan yr amgylchiadau a ganlyn:

• Rydym wedi prosesu eich gwybodaeth ar sail buddion cyfreithlon neu dasg gyhoeddus/awdurdod swyddogol;
• Lle mae marchnata cyhoeddus;
• I brosesu oherwydd ymchwil neu ystadegau

Byddwn yn cydymffurfio efo’r cais oni bai:

• Fod rhesymau cryf, cyfreithlon dros brosesu
• Bod angen sefydlu, gweithredu neu amddiffyn hawliadau cyfreithiol

Hawliau o ran penderfyniadau awtomataidd a phroffilio

Mae gennych yr hawl i ofyn am esboniad o unrhyw benderfyniadau sydd wedi eu gwneud gan gyfrifiadur (hy penderfyniadau heb unrhyw ymyrraeth gan unigolyn).

Gallwch gwestiynu unrhyw benderfyniadau a wnaed gan gyfrifiadur amdanoch, oni bai fod angen gwneud hyn ar gyfer contract, mae yna ofyn cyfreithiol neu rydych wedi rhoi eich caniatâd i hyn ddigwydd.

Mae'n bosib hefyd i chi wrthwynebu i unrhyw ‘broffilio’, sef pan fo penderfyniadau yn cael eu gwneud amdanoch sy’n seiliedig ar eich gwybodaeth bersonol e.e cyflwr iechyd.

Byddwn yn eich hysbysu os ydym yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol i’ch proffilio.

Rydym yn rhannu eich gwybodaeth gyda nifer fawr o sefydliadau allanol er mwyn gallu darparu gwasanaeth i chi.

Byddwn yn dweud wrthych pwy ydi’r sefydliadau wrth gasglu’r wybodaeth gennych.

Weithiau mae gennym ddyletswydd cyfreithiol i rannu gwybodaeth gydag eraill, e.e. llysoedd, Adran Gwaith a Phensiynau, HMRC. Gallwn hefyd rannu gwybodaeth gyda chyrff allanol er mwyn canfod ac atal twyll, er enghraifft, y Fenter Twyll Cenedlaethol.

Dylid nodi y byddwn yn rhannu efo Archwilydd Cyffredinol Cymru mewn cysylltiad a’i waith archwilio ac astudiaethau. O ran gwaith ar y cyd, gall gwybodaeth gael ei rhannu o dan y ddyletswydd a nodir yn adran 33 Mesur Llywodraeth (Cymru) 2009.

Byddwn hefyd yn rhannu gwybodaeth os teimlir fod risgiau penodol i’r cyhoedd neu staff neu i warchod plant neu unigolion bregus.

Rydym wedi arwyddo Cytundeb Fframwaith Bersonol Cymru WASPI (yn agor mewn tab newydd) sef set o safonau cyson ar gyfer rhannu gwybodaeth am ddefnyddwyr ar draws y sector cyhoeddus, preifat a’r trydydd sector yng Nghymru.

Felly, mewn rhai achosion fe fydd protocol rhannu gwybodaeth penodol o dan fframwaith Cymru. Bydd y cytundeb rhwng y partneriaid i gyd yn esbonio pa wybodaeth sy’n cael ei rhannu, pryd, sut a gyda phwy.

Sut rydym yn gwarchod eich gwybodaeth?

Rydym yn cymryd camau priodol i warchod eich cofnodion, boed nhw ar bapur neu’n electronig.

Gwneir hyn trwy wahanol ffyrdd, e.e. sicrhau bod rheoli mynediad i wybodaeth ar systemau i’r bobl sydd angen gwybod yn unig, trosglwyddo gwybodaeth mewn dulliau priodol (defnyddio amgryptio) a hyfforddi staff.

Pa mor hir rydym yn cadw eich gwybodaeth?

Bydd hyn yn amrywio o wasanaeth i wasanaeth. Mae gennym restr gadw sydd yn datgan am ba mor hir y dylid cadw gwahanol fathau o gofnodion.

Datganiadau preifatrwydd gwasanaethau'r Cyngor