Polisi Rheoli Casgliadau Gwasanaeth Archifau Gwynedd

Datganiad Cenhadaeth

Pwrpas Gwasanaeth Archifau Gwynedd yw gwarchod etifeddiaeth archifol y sir drwy gasglu, cadw, rhoi mynediad a hyrwyddo defnydd o'r archifau fel bod modd i bawb ddarganfod, dysgu a deall mwy am eu hunain a’u bro.

 

Amcanion y polisi

Amcan y polisi yw cyfleu sut yr ydym yn cydlynu ein dulliau o reoli'r casgliadau sydd yn ein gofal.  Mae’r polisi hefyd yn ceisio mynegi sut y mae ein polisïau i gyd yn cysylltu gyda'i gilydd i gyfleu cysondeb o’r broses dderbynodi hyd at roi mynediad.

 

Statws Statudol a Chyfreithiol y Gwasanaeth

Mae Gwasanaeth Archifau Gwynedd yn casglu yn unol â’r pwerau a roddwyd gan Ddeddfau Llywodraeth Leol 1962 a 1972 yn ogystal ag Adran 60 o Ddeddf Llywodraeth Leol (Cymru) 1994.

Yn unol â’r cynllun wnaed oddi tan Adran 60 o Ddeddf Llywodraeth Leol (Cymru) 1994 mae’r gwasanaeth wedi trosglwyddo casgliadau a brofwyd i fod yn eiddo i Gonwy gyda chaniatâd eu hadneuwyr.  Mae trosglwyddiadau o’r fath yn amodol ar yr egwyddor fod cyfanrwydd y grwpiau archifol yn cael eu cadw cyn belled ag y bo hynny yn ymarferol ac yn bosibl .

Mae swyddfeydd Gwasanaeth Archifau Gwynedd wedi eu dynodi fel mannau adneuo ar gyfer cofnodion cyhoeddus gan yr Arglwydd Ganghellor o dan y Ddeddf Cofnodion Cyhoeddus 1958.

Mae Gwasanaeth Archifau Gwynedd yn cael ei adnabod fel man adneuo gan Gorff Cynrychioladol yr Eglwys yng Nghymru ac fe dderbynnir cofnodion sy’n ymwneud a’r ardal fel ag y diffiniwyd yn ei gytundeb â’r Gwasanaeth.

Mae Gwasanaeth Archifau Gwynedd yn cael ei adnabod gan Feistr y Rholiau fel man adneuo swyddogol ar gyfer cofnodion Maenorol a’r Degwm o dan y Ddeddf Cyfraith Eiddo (Gwelliant), 1924 a’r Ddeddf Degwm, 1936.

Mae Gwasanaeth Archifau Gwynedd yn cydymffurfio â’r deddfwriaethau archifyddol diweddaraf gan gynnwys:

  • Deddf Cofnodion Cyhoeddus 1958
  • Deddf Llywodraeth Leol 1962
  • Deddf Llywodraeth Leol (Cymru) 1994
  • Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol 2018
  • Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000
  • Rheoliadau Amgylcheddol 2004

 

Rheoli Casgliadau

Mae’r polisi hwn yn ddatganiad o’r gydberthynas sydd ym mhob maes o’r Gwasanaeth a adlewyrchir yn ein datganiad cenhadaeth.  Mae hefyd yn cyfleu y dull integredig y rheolir y casgliadau sydd yn ein gofal.

 

Safonau

Mae’r safonau isod yn berthnasol

  • BS4972:2017  Cadwraeth a Gofal ar gyfer Casgliadau Archifyddol a Llyfrgelloedd
  • BS EN 16893:2018  Cadwraeth Treftadaeth Ddiwylliannol.  Manylebau ar gyfer lleoliad, adeiladu ac addasu adeiladau neu ystafelloedd a fwriedir ar gyfer storio neu ar gyfer defnydd casgliadau treftadaeth.
  • BS EN 15757:2010  Cadwraeth eiddo diwylliannol.  Manylebau ar gyfer tymheredd a lleithder cymharol i gyfyngu ar ddifrod mecanyddol a achosir gan yr hinsawdd mewn deunyddiau hygrosgopig organig
  • BS EN 16095:2012  Cadwraeth eiddo diwylliannol.  Cofnodi cyflwr ar gyfer treftadaeth ddiwylliannol symudol.
  • BS EN 16853:2017  Cadwraeth treftadaeth ddiwylliannol.  Proses Cadwraeth.  Gwneud penderfyniadau, cynllunio a gweithredu
  • BS EN 16790:2016  Cadwraeth treftadaeth ddiwylliannol. Rheoli plâu integredig (RhPI) ar gyfer diogelu treftadaeth ddiwylliannol
  • BS EN 15946:2011  Cadwraeth eiddo diwylliannol.  Egwyddorion pacio ar gyfer cludo.
  • BS EN 16648:2015  Cadwraeth treftadaeth ddiwylliannol.  Dulliau cludo.
  • BS EN 16242:2012  Cadwraeth treftadaeth ddiwylliannol.  Gweithdrefnau ac offerynnau ar gyfer mesur lleithder yn yr aer a chyfnewidiadau lleithder rhwng aer ac eiddo diwylliannol.

Mae’r ddeddfwriaeth archifyddol addas a nodwyd uchod hefyd yn berthnasol fel y mae’r safonau proffesiynol a moesol:

  • ISAD (G) 2000
  • ISAAR (CPF) 2004
  • Cod Ymddygiad Cymdeithas Archifau a Chofnodion (DU ac Iwerddon)
  • Safon Grŵp Safonau Gwasanaethau Cyhoeddus ar gyfer Mynediad at Archifau 2008
  • Safonau Proffesiynol Icon
  • Canllaw Moesegol Icon

 

Cydberthnasedd

Adneuo - Derbynnir adneuon yn oddefol, drwy groniadau arferol, gofynion cyfreithiol yn ogystal â chysylltu gydag unigolion, sefydliadau a chymunedau amrywiol.  Mae arfarniad o’r casgliadau wedi nodi bylchau, a bydd y gwasanaeth yn ymgeisio i chwilio am gasgliadau a gwybodaeth yn y meysydd arbennig hyn.

Derbyniadau - Asesir derbyniadau ar gyfer anghenion cadwedigaeth a chadwraeth yn ystod y broses dderbynodi ac fe nodir eu lefel blaenoriaeth ar gyfer catalogio.  Catalogir y mân dderbyniadau ar ôl iddynt gael eu derbyn ac mae casgliadau mwy yn cael eu hasesu yn unol ag ôl-groniad y Gwasanaeth.

Cadwedigaeth Cofnodion Digidol - Bydd cofnodion digidol yn cael eu rheoli drwy gofnodi'r wybodaeth sy’n ofynnol i sicrhau eu cadwedigaeth.  Nid yw’r Gwasanaeth wedi derbyn cofnodion ddigidol-anedig ar hyn o bryd, ond cynhelir perthynas dda gyda swyddogion TG er mwyn cefnogi adneuon y dyfodol.  Mae Cofrestr Asedau Digidol wedi ei greu ar gyfer copïau digidol o ddeunydd gwreiddiol a gwaith o greu safle iGwynedd pwrpasol yn cael ei gynllunio.  Mae Polisi drafft Parhad Digidol wedi ei greu ar y cyd gyda’r Uned Rheoli Cofnodion.

Catalogio - Gwneir y gwaith catalogio gan yr Archifydd yn unol â’r Polisi Gwybodaeth Casgliadau.  Rheolir casgliadau nad ydynt wedi eu catalogio drwy’r Rhestr Ôl-groniad Casgliadau ac fe roddir blaenoriaeth iddynt yn unol â lefel y galw, y defnydd disgwyliedig a maint y casgliad.

Cadwedigaeth a chadwraeth - Trefnir cadwedigaeth a chadwraeth y casgliadau yn unol â’r Polisi Cadwedigaeth a Chadwraeth yn ogystal ag arweiniad perthnasol.  Trefnir y blaenoriaethau ar gyfer gwaith cadwraeth yn unol â lefel y galw, y defnydd disgwyliedig a maint a cyflwr y casgliad.

Mynediad - Rhoddir mynediad at dreftadaeth archifyddol y Sir yn unol â’n Polisi Mynediad a drwy gydymffurfio â’r safonau a deddfwriaethau perthnasol.

Cynllun Argyfwng - Rheolir a chynllunnir ar gyfer pob argyfwng drwy’r cynllun argyfwng sy’n nodi strategaethau a pholisïau ar gyfer delio â bygythiadau i’r casgliadau.

 

Adolygiad

Cymeradwywyd y polisi hwn gan Bennaeth Economi a Chymuned yn 2025.  Bydd yn cael ei adolygu ymhen 5 mlynedd neu ynghynt pe byddai amgylchiadau yn gwneud hynny’n angenrheidiol.