Polisi Datblygu Casgliadau

Datganiad Cenhadaeth

Pwrpas Gwasanaeth Archifau Gwynedd yw gwarchod etifeddiaeth archifol y sir drwy gasglu, cadw, rhoi mynediad a hyrwyddo defnydd o'r archifau er mwyn cynnig profiadau a fydd yn cyfoethogi, ysbrydoli, addysgu yn ogystal â mwynhau.

 

Amcanion y Polisi Datblygu Casgliadau

Prif amcan y polisi yw cyfleu sut yr ydym yn cyflawni pwrpas y Gwasanaeth o gasglu a chadw Archifau gan felly ddiogelu treftadaeth archifyddol y sir.  Dylid darllen a defnyddio’r polisi yn gyfochr â Blaengynllun y Gwasanaeth yn ogystal â pholisïau perthnasol eraill.

 

Statws Statudol a Chyfreithiol y Gwasanaeth

Mae Gwasanaeth Archifau Gwynedd yn casglu yn unol â’r pwerau a roddwyd gan Ddeddfau Llywodraeth Leol 1962 a 1972 yn ogystal ag Adran 60 o Ddeddf Llywodraeth Leol (Cymru) 1994.

Yn unol â’r cynllun wnaed oddi tan Adran 60 o Ddeddf Llywodraeth Leol (Cymru) 1994 mae’r gwasanaeth wedi trosglwyddo casgliadau a brofwyd i fod yn eiddo i Gonwy gyda chaniatâd eu hadneuwyr.  Mae trosglwyddiadau o’r fath yn amodol ar yr egwyddor fod cyfanrwydd y grwpiau archifol yn cael eu cadw cyn belled ag y bo hynny yn ymarferol ac yn bosibl.

Mae swyddfeydd Gwasanaeth Archifau Gwynedd wedi eu dynodi fel mannau adneuo ar gyfer cofnodion cyhoeddus gan yr Arglwydd Ganghellor o dan y Ddeddf Cofnodion Cyhoeddus 1958.

Mae Gwasanaeth Archifau Gwynedd yn cael ei adnabod fel man adneuo gan Gorff Cynrychioladol yr Eglwys yng Nghymru ac fe dderbynnir cofnodion sy’n ymwneud â’r ardal fel ag y diffiniwyd yn ei gytundeb â’r Gwasanaeth.

Mae Gwasanaeth Archifau Gwynedd yn cael ei adnabod gan Feistr y Rholiau fel man adneuo swyddogol ar gyfer cofnodion Maenorol a’r Degwm o dan y Ddeddf Cyfraith Eiddo (Gwelliant), 1924 a’r Ddeddf Degwm, 1936.

Mae Gwasanaeth Archifau Gwynedd yn cydymffurfio â’r deddfwriaethau archifyddol diweddaraf gan gynnwys:

  • Deddf Cofnodion Cyhoeddus 1958
  • Deddf Llywodraeth Leol 1962
  • Deddf Llywodraeth Leol (Cymru) 1994
  • Deddf Diogelu Data 1998
  • Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000
  • Rheoliadau Amgylcheddol 2004

 

Amrediad casglu

Bydd Gwasanaeth Archifau Gwynedd yn derbyn deunydd tuag at ei gasgliad craidd cyn belled ag y bo’r deunydd yn ymwneud â’r siroedd hanesyddol Sir Gaernarfon a Sir Feirionydd, ar wahân i eitemau o du allan i’r ardal sydd â chysylltiad agos â’r ardal neu sydd yn cyfrannu at ein dealltwriaeth o Wynedd.

Diffinnir dogfennau fel tystiolaeth sydd wedi ei ysgrifennu â llaw, cofnodion mewn ffurf brintiedig, mapiau, cynlluniau, darluniau topograffaidd, ffotograffau, tystiolaeth lafar, cofnodion wedi eu creu gan gyfrifiadur neu declyn digidol, sain, tapiau fideo a ffilm.  Bydd Gwasanaeth Archifau Gwynedd yn casglu archifau ym mhob un o’r fformatau yma sydd yn ymwneud â Gwynedd ac y tybir eu bod yn unigryw ac o werth hanesyddol tymor hir.

Bydd y gwasanaeth felly yn derbyn:

  • Cofnodion Cyngor Gwynedd ei hun, ei rhagflaenwyr, ac unrhyw gorff dilynol.
  • Cofnodion awdurdodau lleol eraill a chyrff statudol sy’n gweithredu oddi mewn i Wynedd
  • Cofnodion Cyhoeddus fel ag a gynigir i’r gwasanaeth dan dermau'r Ddeddf Cofnodion Cyhoeddus
  • Cofnodion sefydliadau, busnesau, unigolion a gweithgareddau eraill sydd yn berthnasol i hanes Gwynedd
  • Cofnodion eglwysig sydd wedi eu dynodi gan Esgobion Bangor a Llanelwy
  • Cofnodion enwadau crefyddol eraill sy’n gweithredu yng Ngwynedd

 

Ni fydd y gwasanaeth yn derbyn:

  • Cofnodion sydd yn ymwneud ag ardaloedd y tu allan i’r ardal a ddiffiniwyd uchod os nad:-
    • Yw’r cofnodion yn ffurfio rhan ganolog o’r casgliad
    • Fod y cofnodion yn ychwanegu at gasgliadau penodol a ddelir yn barod
    • Neu mewn amgylchiadau eithriadol ar sail dymuniad y perchennog ac mewn ymgynghoriad â unrhyw fan adneuo arall
    • Dyblygiadau, os nad y tybir eu bod yn ychwanegu at y casgliadau a ddelir yn barod
    • Llungopïau neu ddeunydd wedi ei gopïo os nad yw’r gwreiddiol bellach wedi peidio bod
    • Deunydd printiedig neu wedi ei gyhoeddi os nad yw’n ategu at y casgliadau a ddelir
    • Bydd creiriau yn cael eu cyfeirio at y Gwasanaeth Amgueddfeydd, neu os ydynt wedi eu derbyn gydag eitemau archifyddol fe’u trosglwyddir at y Gwasanaeth Amgueddfeydd

Datblygu’r Casgliadau

Ni fydd y Gwasanaeth yn ceisio cynrychioli unrhyw farn hanesyddol neu enwadol penodol wrth gasglu cofnodion ond yn hytrach adlewyrchu mor wrthrychol ag sydd yn bosibl holl agweddau o orffennol a phresennol y sir.

Mae gan gasgliadau a ddelir ar hyn o bryd nifer o gryfderau, yn arbennig felly'r casgliadau diwydiannol, ystadau a’r sesiwn chwarter.  Datblygir casgliadau drwy:

  • Cysylltu â sefydliadau sy’n adneuo cofnodion cyhoeddus;
  • Cysylltu â pheriglorion sy’n adneuo cofnodion plwyfi;
  • Cynnal cysylltiadau ag adneuwyr presennol;
  • Cynnal arolygon casgliadau sydd yn adnabod bylchau o fewn y casgliadau;
  • Cysylltu â grwpiau lleol ac unigolion o fewn ardaloedd sydd yn cael eu tangynrychioli o fewn y casgliadau;
  • Codi ymwybyddiaeth drwy ein gwaith ymgysylltu ac addysg o fylchau yn ein casgliadau;
  • Cydweithio gydag Uned Rheoli Gwybodaeth Cyngor Gwynedd.

Mae gwendidau o fewn y casgliadau wedi eu hadnabod ac mae’r meysydd dilynol wedi eu blaenoriaethu ar hyn o bryd:

  • Mae ardaloedd daearyddol arbennig wedi eu tangynrychioli ac rydym yn parhau i wneud cysylltiadau o fewn yr ardaloedd hynny er mwyn derbyn deunydd newydd
  • Mae cofnodion ysbytai wedi eu tangynrychioli felly rydym wedi cysylltu â Swyddogion perthnasol oddi mewn i’r GIG ac rydym yn cydweithio i adnabod deunydd priodol i’w adneuo.
  • Mae straeon unigolion a chymunedau sy’n dyddio o’r 1960au ymlaen wedi eu tangynrychioli.  Adnabyddir dogfennau a hanes llafar o’r cyfnod yma fel meysydd y dylai’r gwasanaeth eu datblygu.

 

Derbyn Casgliadau

Bydd Gwasanaeth Archifau Gwynedd yn derbyn dogfennau drwy rodd, pryniant ac ar adneuaeth yn unol ag amodau cyffredinol Amodau Adneuo'r Gwasanaeth, gydag unrhyw amodau ychwanegol i’w cynnwys ar sail trafodaeth gyda phob adneuwr yn unigol.  Bydd y Gwasanaeth hefyd yn derbyn dogfennau drwy drosglwyddiad gan Uned Cofnodion Modern Cyngor Gwynedd.

 

Didoli a derbynodi

Bydd pob casgliad yn cael ei ddidoli yn unol â Pholisi Didoli'r Gwasanaeth gan staff archifyddol cymwys cyn cael eu derbynodi gyda llaw ac yn electroneg.

 

Mynediad

Bydd casgliadau yn cael eu catalogio yn unol â blaenoriaethau catalogio'r Gwasanaeth a deddfwriaethau perthnasol cyn y rhoddir mynediad cyhoeddus iddynt yn ddibynnol ar unrhyw ofynion cyfrinachedd a / neu ddymuniad yr adneuwr.

Bydd unrhyw gyfyngiadau mynediad ar gasgliadau neu eitemau a roddir gan adneuwyr preifat yn cael ei drafod pan fo’r casgliad yn cael eu hadneuo er mwyn sicrhau fod mynediad cyhoeddus at y deunydd yn gallu cael ei roi o fewn cyfnod amser rhesymol.

 

Gwaredu

Bydd y gwasanaeth yn cadw at y Polisi Didoli a’r Amodau Adneuo bydd felly yn:

  • Gwerthuso a dethol dogfennau na thybir iddynt fod o werth eu cadw’n barhaol gan ddychwelyd neu waredu’r dogfennau yn unol â dymuniad ac anghenion yr adneuwr
  • Trosglwyddo grwpiau o archifau i fan adneuo mwy addas os teimlir y byddai’r dogfennau a defnyddwyr y dogfennau in elwa o’u hadleoli