Polisi Cadwedigaeth a Chadwraeth

1.         Datganiad Cenhadaeth

Pwrpas Gwasanaeth Archifau Gwynedd yw gwarchod etifeddiaeth archifol y sir drwy gasglu, cadw, rhoi mynediad a hyrwyddo defnydd o'r archifau fel bod modd i bawb ddarganfod, dysgu a deall mwy am eu hunain a’u bro.

 

2.         Diffiniad termau

2.1       Cadwedigaeth

Gwarchodaeth oddefol o archif, ble nad oes unrhyw driniaeth gorfforol na chemegol yn cael ei wneud i’r eitem ymhellach na darparu amgylchedd ac amgylchiadau storio diogel.

2.2       Cadwraeth

Gwarchodaeth weithredol o archif, drwy ddefnyddio’r driniaeth gorfforol a chemegol leiaf ymyrrol er mwyn atal dirywiad pellach, na fydd yn cael effaith negyddol ar gyfanrwydd a chywirdeb y gwreiddiol.

 

3.         Rhagarweiniad a Chyd-destun

Mae’r Polisi Cadwedigaeth a Chadwraeth yn ddatganiad o’r egwyddorion a’r gweithgareddau sy’n ganllaw i Wasanaeth Archifau Gwynedd.

3.1       Datganiad cenhadaeth cadwedigaeth a chadwraeth

Yn unol â’r datganiad cenhadaeth uchod mae Gwasanaeth Archifau Gwynedd wedi ymrwymo i anghenion cadwedigaeth a chadwraeth ei gasgliadau.  Mae’r egwyddorion sy’n arwain y gweithgareddau cadwedigaeth a chadwraeth wedi eu nodi yma yn y Polisi Cadwedigaeth a Chadwraeth.

3.2       Pwrpas y polisi

Datgan a chyfathrebu'r egwyddorion sy’n arwain gweithgareddau cadwraeth a chadwedigaeth Gwasanaeth Archifau Gwynedd yn fewnol ac allanol.

3.3       Egwyddorion y Polisi

Yr egwyddorion hyn ydyw:

• Cadwedigaeth
• Cadwraeth
• Monitro amgylcheddol
• Storio
• Rheolaeth pla
• Cynllunio argyfwng
• Benthyciadau ac arddangosfeydd
• Mynediad

• Safonau a Chanllawiau Moesegol

3.4       Gweithredu ein hegwyddorion o fewn y gwasanaeth

Mae’r egwyddorion cadwedigaeth a chadwraeth sydd yn arwain Gwasanaeth Archifau Gwynedd yn cael eu gweithredu drwy’r gweithgareddau a nodir yn y polisi.  Nodir y gweithgareddau hyn yn adrannau 4-10.

 

4          Cadwedigaeth a Chadwraeth

4.1       Blaenoriaethau ar gyfer Cadwedigaeth a Chadwraeth

Y blaenoriaethau ar gyfer cadwedigaeth a chadwraeth ydi:

• Galw gan y cyhoedd
• Arwyddocâd hanesyddol
• Cyflwr: Lefel y difrod sy’n bodoli a’r potensial ar gyfer difrod pellach drwy ymdrin â’r ddogfen a newidiadau cemegol

Gweithredir y rhain drwy:

• Arolygon parhaus
• Bas data o arolygon cadwraeth
• Goruchwyliaeth gan staff, dogfennaeth, gweithdrefnau ac hyfforddiant

4.2       Cadwedigaeth

4.2 Safonau a Chanllawiau Moesegol.

Mae pob gweithgaredd Cadwedigaeth a Chadwraeth yn cydymffurfio â'r Safonau a'r Canllawiau Moesegol a restrir isod:

4.2.1 Safonau

BS4972:2017 Cadwraeth a Gofal ar gyfer Casgliadau Archifyddol a Llyfrgelloedd

BS EN 16893:2018 Cadwraeth Treftadaeth Ddiwylliannol.  Manylebau ar gyfer lleoliad, adeiladu ac addasu adeiladau neu ystafelloedd a fwriedir ar gyfer storio neu ar gyfer defnydd casgliadau treftadaeth

BS EN 15757:2010 Cadwraeth eiddo diwylliannol.  Manylebau ar gyfer tymheredd a lleithder cymharol i gyfyngu ar ddifrod mecanyddol a achosir gan yr hinsawdd mewn deunyddiau hygrosgopig organig 

BS EN 16242:2012 Cadwraeth treftadaeth ddiwylliannol.  Gweithdrefnau ac offerynnau ar gyfer mesur lleithder yn yr aer a chyfnewidiadau lleithder rhwng aer ac eiddo diwylliannol.

BS EN 16853:2017 Cadwraeth treftadaeth ddiwylliannol.  Proses Cadwraeth.  Gwneud penderfyniadau, cynllunio a gweithredu

BS EN 16095:2012 Cadwraeth eiddo diwylliannol.  Cofnodi cyflwr ar gyfer treftadaeth ddiwylliannol symudol.

BS EN 16790:2016 Cadwraeth treftadaeth ddiwylliannol. Rheoli plâu integredig (RhPI) ar gyfer diogelu treftadaeth ddiwylliannol

BS EN 15946:2011 Cadwraeth eiddo diwylliannol.  Egwyddorion pacio ar gyfer cludo.

BS EN 16648:2015 Cadwraeth treftadaeth diwylliannol.  Dulliau cludo.

4.2.2 Cyfarwyddiadau Moesegol.

• Y egwyddorion a nodir yn y Datganiad o Egwyddorion Cadwraeth ar gyfer Treftadaeth Ddiwylliannol Cymru
• Safonau Proffesiynol Sefydliad Cadwraeth.
• Cyfarwyddiadau Moesegol Sefydliad Cadwraeth.
• Pecyn Cymorth Casgliadau Cymdeithas Archifau a Chofnodion (2024)

4.3       Mae cadwraeth ataliol yn digwydd drwy’r gweithgareddau a nodir isod

4.3.1 Trin cywir:

• Posteri gwybodaeth sy’n nodi sut i ymdrin â dogfennau yn gywir
• Rheolau’r ystafell ymchwil
• Goruchwyliaeth a chyngor gan y staff
• Cyngor i staff ystafell ymchwil gan y Swyddog Cadwraeth ynglŷn ag ymdrin â dogfennau
• Cymorth trin dogfennau, er enghraifft clustogau neu bwysau

4.3.2 Y defnydd o gopïau cadwraethol:

• Microffilm
• Microffish
• Copïau papur
• Copïau digidol

4.3.3 Storio cywir:

Mae cyfleusterau storio yn cydymffurfio â'r safonau a nodwyd yn Adran 4.2.

4.3.4 Pacio Cywir

Mae pob deunydd pacio o ansawdd archifol ac yn cydymffurfio â'r safonau a nodwyd yn Adran 4.2.

4.3.5 Derbynodi

Mae pob deunydd sy’n cael ei adneuo gan Wasanaeth Archifau Gwynedd yn cael ei asesu ar gyfer anghenion cadwedigaeth a chadwraeth.

4.4       Cadwraeth

Mae gan Wasanaeth Archifau Gwynedd uned gadwraeth fewnol sydd yn cyflawni gwaith cadwraeth fewnol ar gyfer y gwasanaeth ac ar gyfer sefydliadau neu unigolion allanol.

4.4.1 Safonau Cadwraeth a Cyfarwyddiadau Moesegol

Mae pob gweithgaredd Cadwraeth a Chadw sy'n cael eu cynnal gan Gwasanaeth Archifau Gwynedd yn cydymffurfio â'r Safonau a'r Cyfarwyddiadau Moesegol a nodwyd yn Adran 4.2.

4.4.2    Dogfennaeth

Cwblheir adroddiad cyflwr cyn cychwyn ar unrhyw waith cadwraeth.  Os oes angen unrhyw driniaeth cadwraeth bydd hynny yn cael ei gofnodi yn yr adroddiad cadwraeth.  Mae pob gwaith a gynhelir yn cael ei wneud gyda’r ymyrraeth lleiaf gan gydymffurfio â'r Safonau a'r Cyfarwyddiadau Moesegol a nodir yn Adran 4.

4.4.3    Hyfforddiant

Mynychu digwyddiadau hyfforddiant perthnasol, cyfarfodydd, fforymau a chynadleddau i fod yn ymwybodol o’r datblygiadau diweddaraf ym maes cadwraeth i gynnal Datblygiad Proffesiynol Parhaus ac Achredu.

Darperir hyfforddiant mewnol ar gyfer:

• Ymdrin â dogfennau
• Glanhau a phacio
• Rheolaeth pla
• Ymateb a cynllunio argyfwng
• Adnabod a chofnodi cyflwr casgliadau
• Monitro’r Amgylchedd

4.4.4    Technegau Cadwraeth

Mae pob techneg cadwraeth sy’n cael ei ddefnyddio yn cydymffurfio â'r Safonau a'r Cyfarwyddiadau Moesegol a nodir yn Adran 4.2.

 

5.         Monitro Amgylcheddol

Mae’r amgylchedd yn yr ystafelloedd diogel yn cael ei fonitro yn ddyddiol drwy ddefnyddio system mewnol sy’n cael ei galibro yn flynyddol.  Mae’r data yn cael ei storio yn ddiogel.

Mae'r Tymheredd a'r Lleithder yn cael eu monitro a'u rheoli i sicrhau eu bod yn cydymffurfio â'r paramedrau priodol fel y nodir yn y Safonau a nodir yn Adran 4.2.

 

6.         Storio

Mae’r ystafelloedd diogel yn cydymffurfio gyda’r Safonau a nodir yn Adran 4.2.

7. Rheoli Pla

7.1       Ataliol

Archwilir pob deunydd newydd am arwyddion pla pan y derbynnir a’i drin yn ôl yr angen gan ddilyn y Safonau a nodir yn Adran 4.2.

7.1.1    Rheoli’r amgylchedd

Mae gan aelodau staff fynediad at ddata monitro’r amgylcheddol ac yn cymryd camau priodol yn ôl yr angen.

7.1.2    Goruchwyliaeth

Mae pob aelod o staff wedi derbyn hyfforddiant ynglŷn â sut i adnabod olion pla mewn dogfennau ac yn yr amgylchedd.  Defnyddir trapiau pryfaid a cedwir golwg arnynt bob deu fis neu yn ôl yr angen gan gofnodi’r canlyniadau.

7.1.3    Glanhau

Mae’r archifdai yn cael eu glanhau yn ddyddiol gan staff Gwasanaethau Glanhau y Cyngor.  Mae’r ystafelloedd diogel yn cael eu glanhau mewn patrwm cylchynol gan staff y Gwasanaeth Archifau.  Yn ogystal mae eitemau o’r casgliad yn cael eu glanhau, ail-bacio a cofnodi eu cyflwr gan aelodau staff sydd wedi derbyn hyfforddiant.

 

8.         Cynllunio argyfwng

8.1       Cynllun argyfwng

Mae Gwasanaeth Archifau Gwynedd yn cynnal a diweddaru cynllun argyfwng cynhwysfawr sydd yn cael ei gyfathrebu i holl aelodau staff.  Mae yna dim Cynllunio Argyfwng Arbenigol.

8.2       Hyfforddiant cynllunio argyfwng

Cynhelir hyfforddiant yn flynyddol ynglŷn â gweithredu’r cynllun argyfwng gan staff Gwasanaeth Archifau Gwynedd.

8.3       Rhwystro argyfyngau

Mae asesiadau risg yn cael eu cynnal yn rheolaidd i leihau’r risg o argyfwng.  Mae gan Wasanaeth Archifau Gwynedd danysgrifiad gyda Harwell Document Restoration Service.

 

9.         Benthyciadau ac Arddangosfeydd

9.1       Allanol

Gellir benthyg eitemau i sefydliadau allanol cyn belled ag y bod y gweithdrefnau cywir yn cael eu dilyn.

9.1.1    Gweithdrefnau

• Cwblhau adroddiad cyflwr llawn a manwl
• Cytundeb benthyg

9.1.2    Pacio, ymdrin, cefnogwyr arddangos a monitro hinsawdd

Mae rhaid i’r uchod i gyd gydymffurfio â’r safonau a nodir yn Adran 4.3 ac amodau’r Cytundeb Benthyg.

9.1.3    Cefnogaeth

Gellir cael cyngor ar yr uchod.

9.1.4    Yswiriant

Rhaid I’r sefydliad sy’n bwriadu benthyg eitem ddarparu’r ddogfennaeth berthnasol

9.1.5    Atgynhyrchu ar gyfer cyhoeddusrwydd

Asesir ar sail bob cais unigol.

9.2       Mewnol

Mae pob arddangosfa sydd yn cael ei gynnal ar y safle yn cydymffurfio â:

PD 5454:2012  Canllaw ar gyfer storio ac arddangos deunyddiau archifol

PAS 198:2012  Manyleb ar gyfer rheoli amodau amgylcheddol ar gyfer casgliadau diwylliannol

 

10.       Mynediad

10.1     Copïau cadwraeth

Darperir copïau cadwraeth pan fo perygl fod y gwreiddiol yn cael ei or-ddefnyddio neu ddim yn addas ar gyfer ei ddefnyddio.

10.2     Ymdrin a dogfennau gwreiddiol

Rhoddir cyngor i’r ymchwilwyr parthed trin unrhyw ddogfen a darperir cynorthwyon archifyddol.

 

11.       Cadwedigaeth Ddigidol

Bydd Polisi a Strategaeth Cadwedigaeth Ddigidol yn cael ei ddatblygu ar y cyd gyda’r Uned Gofnodion.

 

12.       Rolau a chyfrifoldebau

Mae’r gweithgareddau a nodir yn y polisi hwn yn cael eu gweithredu gan aelodau o staff penodedig.  Mae’r Cynllun Cadwedigaeth a Chadwraeth a rhaglen waith blynyddol y swyddog cadwraeth yn cefnogi’r polisi hwn.

 

Adolygiad

Cymeradwywyd y polisi hwn gan Bennaeth Economi a Chymuned yn 2025.  Bydd yn cael ei adolygu ymhen 5 mlynedd neu ynghynt pe byddai amgylchiadau yn gwneud hynny’n angenrheidiol.