Fel aelod lleol, rwyf i’n gyfrifol am gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol amdanoch chi fel etholwr.
Gall hyn gynnwys eich manylion cyswllt (e.e. enw, rhif ffôn, cyfeiriad ebost) ond hefyd gwybodaeth fwy sensitif amdanoch, megis gwybodaeth am eich iechyd neu ethnigrwydd.
Rwy’n gwneud hyn er mwyn gweithredu ar eich rhan wrth ddelio efo eich ymholiad/cwyn.
Y rheswm cyfreithiol dros dal eich gwybodaeth
Mae’r gyfraith yn dweud gall cynghorwyr ond casglu a defnyddio gwybodaeth am resymau cyfreithiol. Y rhesymau perthnasol i ni ydi:
- Caniatâd penodol
Wrth ofyn i mi weithredu ar eich rhan, rydych wedi rhoi caniatâd i mi ddefnyddio a rhannu eich gwybodaeth. - Cyflawni tasg er budd y cyhoedd
Bod angen defnyddio eich gwybodaeth er mwyn cyflawni fy rôl fel aelod lleol.
Ar gyfer gwybodaeth sensitif fel gwybodaeth am iechyd neu hil, byddem yn dibynnu ar eich caniatâd.
Rhannu eich gwybodaeth
Er mwyn darparu ymateb i chi, efallai bydd eich gwybodaeth yn cael ei rhannu efo adrannau mewnol y Cyngor a chyrff allanol os ydi hynny’n berthnasol (e.e. Bwrdd Iechyd, cymdeithasau tai).
Cyfnod cadw eich gwybodaeth
Byddaf yn cadw manylion eich achos am hyd at 18 mis ar ôl i’r mater ddod i ben, ac yn gwaredu pob gwybodaeth sydd gennyf ym ddiogel ar ddiwedd fy nhymor fel cynghorydd (oni bai fod angen trosglwyddo eich achos i’r aelod newydd – gofynnir am eich caniatâd i wneud hyn).
Diogelwch
Bydd eich gwybodaeth yn cael ei chadw’n ddiogel gennyf fi ar bob achlysur.
Eich hawliau
Mae gennych yr hawl i gael copi o’ch gwybodaeth. Hefyd, o dan rai amgylchiadau, i gywiro unrhyw gamgymeriadau, dileu, cyfyngu ar, gwrthwynebu neu symud eich gwybodaeth.
Mi fedrwch chi dynnu eich caniatâd yn ôl trwy roi gwybod i mi nad ydych am i mi brosesu eich gwybodaeth rhagor.
Cwynion
Dylai unrhyw gwynion am y ffordd yr ymdriniwyd â’ch gwybodaeth gael eu cyfeirio ata i yn lle cyntaf. Os nad oes modd datrys y mater yn y lle cyntaf gellwch gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth:
Post: Information Commissioner’s Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF
Ffôn: 0303 123 1113