Datganiad Preifatrwydd Tai ac Eiddo

 Mae’r datganiad hwn yn cadarnhau sut a pha wybodaeth mae adran Tai ac Eiddo yn ei chadw am unigolyn.

Pam ydym yn casglu’r wybodaeth?

Rydym yn defnyddio eich gwybodaeth chi er mwyn:

• asesu eich anghenion tai
• adnabod pa wasanaethau eraill all gwrdd â’ch anghenion
• rhoi cymorth a chefnogaeth
• ymchwilio i gwynion
• edrych ar ansawdd gwasanaethau

Mae darparu’r wybodaeth fwyaf sylfaenol yn fater sensitif. Mae gennych hawl gyfreithiol i ddisgwyl i unrhyw wybodaeth yr ydych yn ei darparu gael ei thrin yn gyfrinachol a’i chadw’n ddiogel. Mae gan y Cyngor fesurau mewn lle sydd yn amddiffyn preifatrwydd yr unigolyn yn ystod y broses yma.

Cyfiawnhad dros Gasglu a Chofnodi Gwybodaeth Bersonol

Bydd y Gwasanaeth Tai yn casglu ac yn prosesu gwybodaeth bersonol am y rhesymau canlynol:

• Cydymffurfio efo dyletswydd cyfreithiol (mae deddfau perthnasol yn cynnwys Deddf Tai 2004, Deddf Grantiau Adeiladwaith ac Adfywio 1996, Deddf Tai (Cymru) 2014 a Deddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant (Cymru) 2014 )
• Cyflawni tasg er y budd cyhoeddus
• Caniatâd

Ni fydd yr Adran yn defnyddio eich gwybodaeth ar gyfer gwneud penderfyniadau awtomataidd neu broffilio.

Gwybodaeth y gallwn ei gasglu

• Dyddiad geni, enw, cyfeiriad, manylion teuluol
• Manylion ffôn
• Cyfeiriad e-bost
• Rhif Yswiriant Gwladol (mewn rhai achosion)
• Manylion cyflogwr
• Sefyllfa ariannol e.e. incwm, gwariant, manylion banc
• Ffordd o fyw ac amgylchiadau cymdeithasol
• Cofnod o gwynion blaenorol
• Gwybodaeth feddygol
• Amgylchiadau personol e.e. statws llety
• Darlun o edrychiad, disgrifiad edrychiad ac ymddygiad
• Manylion iechyd corfforol a meddyliol
• Hil ac ethnigrwydd
• Credoau crefyddol
• Troseddau, achosion yn eich erbyn, canlyniadau a dedfrydau

Cedwir y cofnodion ar bapur neu ar gyfrifiadur. Cânt eu trin yn gyfrinachol a’u dal yn ddiogel bob amser.

Mae rhai mathau o wybodaeth yn sensitif e.e. iechyd, hil, ethnigrwydd, credoau crefyddol. Defnyddir y sail gyfreithiol o dan erthygl 9(2)(g) y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol i brosesu’r wybodaeth hon

Gyda phwy y byddwn yn rhannu’r wybodaeth?

Mewn rhai amgylchiadau, bydd yn rhaid i’r Cyngor rannu eich gwybodaeth gyda phartneriaid allanol a thrydydd sector os yw’n berthnasol. Mae’r rhain yn cynnwys ond heb eu cyfyngu i’r canlynol:

• Adrannau eraill y Cyngor
• Asiantaethau, darparwyr a chymdeithasau tai
• NEST
• Cynghorau eraill
• Darparwyr gofal a’r trydydd sector
• Adrannau’r Llywodraeth fel y Swyddfa Gartref, Rheolaeth Ffiniau a’r DWP
• Yr Heddlu
• Gwasanaethau Iechyd
• Llywodraeth Cymru
• Banciau a Chymdeithasau Adeiladu
• Swyddfa Archwilio Cymru
• Comisiwn Ewropeaidd
• Age Cymru
• Landlordiaid
• Rhentu Diogel Cymru
• Gwasanaeth Tân ac Achub Gogledd Cymru
• Gwasanaeth Prawf

Caiff gwybodaeth ei rhannu mewn achosion o wir angen, ble gallwn wella ar y gwasanaeth sydd yn cael ei gynnig i’r unigolyn. Ni chaiff gwybodaeth ei rhannu oni bai fod angen cyfreithiol i wneud. Ni fyddwn yn trosglwyddo eich gwybodaeth i wlad arall.

Pa mor hir fyddwn yn cadw eich gwybodaeth?

Bydd yr Adran yn cadw eich gwybodaeth dim ond cyhyd ag sy’n angenrheidiol. Mae gennym restr o gyfnodau cadw ar gyfer gwaith yr Adran. Ar ôl y cyfnod cadw bydd eich gwybodaeth yn cael ei gwaredu’n ddiogel.

Am wybodaeth bellach cysylltwch â’r Swyddog Gwybodaeth, os gwelwch yn dda.

Allwch chi weld pa wybodaeth mae’r Adran yn ei chadw amdanoch?

Mae gennych hawl i ofyn am yr holl wybodaeth bersonol mae’r Adran yn ei chadw amdanoch. Mewn rhai amgylchiadau, ni fyddwn yn gallu gadael i chi weld y wybodaeth, neu ran ohoni, oherwydd:

• ei bod yn cynnwys gwybodaeth gyfrinachol am bobl eraill; neu
• fod gweithiwr proffesiynol yn credu y byddai’n achosi niwed difrifol i les corfforol neu feddyliol yr unigolyn neu rywun arall; neu

Os na allwn roi mynediad i chi at eich gwybodaeth byddwn yn egluro’r rheswm dros wrthod.

Sut ydw i’n gwneud cais i weld y wybodaeth mae’r Adran yn ei chadw amdanaf?

• Lawr lwythwch ffurflen gais ‘mynediad i wybodaeth bersonol’
• Anfonwch lythyr neu e-bost atom
• Holwch ar lafar

Fel arfer, byddwn yn gofyn i chi ddarparu prawf i brofi pwy ydych chi.

Unwaith y byddwn wedi derbyn prawf o’ch hunaniaeth, fe broseswn eich cais o fewn 1 mis, neu os yw’r cais yn swmpus neu’n gymhleth, mae gennym hawl i ymestyn y cyfnod i 2 fis.

 

Ni fydd y Cyngor yn trosglwyddo'ch gwybodaeth bersonol i wlad arall.

Bydd y wybodaeth rydych chi'n ei darparu yn cael ei chadw am 12 mis. I gael rhagor o wybodaeth am eich hawliau a manylion cyswllt y Swyddog Diogelu Data, cysylltwch â:  

SwyddogDiogeluData@gwynedd.llyw.cymru

Swyddog Diogelu Data

Gwasanaeth Ymchwil a Gwybodaeth

Adran Cefnogaeth Gorfforaethol 
Cyngor Gwynedd 
Stryd y Jel
Caernarfon
Gwynedd
LL55 1SH

 

Sut i gysylltu â ni?

Am fwy o wybodaeth, neu os ydych yn dymuno derbyn ffurflen gais ar e-bost neu yn y post, cysylltwch â ni ar y manylion isod:

Swyddog Gwybodaeth Adran Oedolion, Iechyd a Llesiant

• Ffôn: 01286 679 223
• E-bost: gcgc@gwynedd.llyw.cymru
• Cyfeiriad:Swyddog Gwybodaeth, Adran Oedolion, Iechyd a Llesiant, Cyngor Gwynedd, Stryd y Jêl, Caernarfon, LL55 1SH

Sut i gael mwy o wybodaeth am eich hawliau?

Am fwy o wybodaeth, ewch i’r dudalen Datganiadau Preifatrwydd a Chwcis.

Defnyddir yr wybodaeth bersonol a gasglwyd i gadarnhau eich bod yn derbyn Budd-Dal Tai neu Gredyd Cynhwysol, i weld pa gymorth sydd yn addas i'ch anghenion,helpu i wella'r gefnogaeth da chi ac eraill yn ei dderbyn, fod y cymorth yma yn werth am arian, a'n helpu i gynllunio ar gyfer y dyfodol.

Gall eich gwybodaeth bersonol gael ei rhannu a'i ddefnyddio gan Llywodraeth Cymru, Gwasanaethau Gwybodaeth GIG Cymru, Cronfa Ddata Cyswllt Diogel Gwybodaeth Dienw Prifysgol Abertawe, Swyddfa Archwilio Cymru, Y Comisiwn Ewropeaidd, Timau Cefnogi Pobl mewn Awdurdodau Lleol eraill ar draws gogledd Cymru, Budd-dal Tai, Darparwyr Cefnogi a'r Adran Gwaith a Phensiynau.

Mae angen prosesu eich gwybodaeth bersonol i ddibenion gweinyddu grant Rhaglen Cefnogi Pobl Gwynedd (wedi ei ariannu gan Lywodraeth Cymru), ac rydym yn gwneud hyn fel rhan o'n swyddogaeth fel awdurdod cyhoeddus. Yn unol â'r Rheoliadau Ariannol, bydd Cyngor Gwynedd yn cadw eich gwybodaeth am 6mlynedd, o ddiwedd eich cefnogaeth.

I gael rhagor o wybodaeth am sut mae Cyngor Gwynedd yn prosesu eich data personol, am eich hawliau a sut i wneud cwyn, edrychwch ar ein hysbysiad preifatrwydd ar ein gwefan neu gofynnwch am gopi gan y Cyngor.

Os ydych yn credu fod y Cyngor wedi camdrafod eich data personol ar unrhyw adeg,gallwch wneud cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth drwy fynd i'w gwefan neu ffonio eu llinell gymorth ar 0303 123 1113.

Mae’r Cyngor yn bartner yn y cynlluniau uchod, sef llety sy’n galluogi pobl hyn i fyw’n annibynnol ond hefyd lle mae gofal a chefnogaeth ar gael 24 awr y dydd.

Mae’r isod yn esbonio beth sy’n digwydd i’ch gwybodaeth os ydych yn gwneud cais i fod yn rhan o un o’r cynlluniau uchod.

Pwrpas a sail gyfreithiol dros brosesu
Pan ydych yn gwneud cais i fod yn denant, rydym yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol i asesu eich anghenion.

Unwaith rydych yn denant rydym yn defnyddio eich gwybodaeth er mwyn sicrhau bod y gwasanaeth a ddarperir i chi yn cyd-fynd efo’ch anghenion gofal.

Y sail gyfreithiol rydym yn ei ddefnyddio ar gyfer hyn ydi tasg gyhoeddus o dan Erthygl 6(1)(e) GDPR.

Ar gyfer gwybodaeth iechyd a gwybodaeth sensitif arall, rydym yn dibynnu ar Erthygl 9(2)(h) sef i bwrpas iechyd a gofal cymdeithasol.

 

Efo pwy yr ydym yn rhannu eich gwybodaeth
Rydym yn rhannu eich gwybodaeth efo Grwp Cynefin a Bwrdd Iechyd Betsi Cadwaladr , partneriaid y cynllun, er mwyn cydlynu eich anghenion gofal.

Nid yw eich gwybodaeth yn cael ei rhannu gydag unrhyw un arall.

Nid ydym yn defnyddio unrhyw broseswyr data allanol.

 

Pa mor hir rydym yn cadw eich gwybodaeth
Bydd eich gwybodaeth yn cael ei storio ar bapur ac ar system gyfrifiadurol  am gyfnod o 6 mlynedd ar ol marwolaeth.

Eich hawliau

Ewch i’r darn perthnasol ar y wefan Hawliau

Cesglir eich gwybodaeth bersonol er mwyn darparu gwasanaeth i chi.
Mae’r prosesu'n angenrheidiol er mwyn i ni allu cyflawni ein dyletswydd gyfreithiol o dan erthygl 6(1)(d) UKGDPR.

Os ydi’r wybodaeth a ddarparwyd gennych yn cynnwys gwybodaeth categori arbennig megis iechyd, crefydd neu ethnigrwydd, byddwn yn dibynnu ar erthygl 9(2)(g) UK GDPR, sydd hefyd yn gysylltiedig a’n dyletswydd gyhoeddus a’r angen i ddiogelu eich hawliau sylfaenol o dan Atodlen 1 rhan 2 (6) DPA2018 sy’n ymwneud a dibenion llywodraeth a statudol.

Y ddeddfwriaeth berthnasol ar gyfer hyn i gyd ydi Deddf Tai (Cymru) 2014.
Os oes angen i ni brosesu gwybodaeth am droseddau, byddwn yn dibynnu ar Atodlen 1 rhan 2 (6) DPA 2018.

Byddwn yn rhannu eich gwybodaeth gyda

• Darparwyr Tai
• Tîm Opsiynau Tai
• Gwasanaeth Cefnogi Tenantiaeth
• Darparwyr Cefnogaeth Tai
• Darparwyr y Trydydd Sector
• Gwasanaeth Prawf,
•  DWP
•  Gwasanaethau Cymdeithasol
• Gwasanaeth Iechyd

Fel awdurdod cyhoeddus, mae'n ofyn cyfreithiol i Gyngor Gwynedd ddiogelu'r arian cyhoeddus y mae'n ei weinyddu. Efallai y byddwn yn rhannu'r wybodaeth a ddarperir i ni gyda chyrff eraill sy'n gyfrifol am archwilio neu weinyddu arian cyhoeddus er mwyn atal a datgelu twyll.
Bydd unrhyw wybodaeth a rennir ar sail gwir angen gwybod yn unig, gyda'r unigolion priodol a lleiafswm y wybodaeth ar gyfer y pwrpas.

Ni fyddwn yn defnyddio eich data ar gyfer proffilio neu i wneud penderfyniadau awtomatig.
Ni fyddwn ond yn cadw'r wybodaeth cyhyd ag sydd angen i gwblhau ein swyddogaethau. Cedwir gwybodaeth am isafswm o hyd at bum mlynedd oni bai bod cysylltiad parhaus gyda'r gwasanaeth a bydd yn cael ei waredu'n ddiogel.

Am ragor o wybodaeth am eich hawliau, cysylltwch â:

SwyddogDiogeluData@gwynedd.llyw.cymru 

Mae Cyngor Gwynedd yn cydymffurfio efo Deddf Diogelu Data a’r GDPR ac wedi cofrestru fel Rheolydd Data efo’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO).

Mae’r datganiad preifatrwydd yma’n esbonio sut mae gwybodaeth bersonol yn cael ei ddefnyddio, i ba bwrpas, efo pwy mae’n cael ei rannu a pham.

Pam rydym yn casglu gwybodaeth bersonol?

Rydym yn casglu a dal eich gwybodaeth bersonol yn unol â rhan 2 o’r Ddeddf Tai 2004, mae’r ddeddf yn dweud ein bod yn defnyddio’r wybodaeth er mwyn:

• Penderfynu os yw’r eiddo yn briodol i gael ei drwyddedu o dan y Ddeddf
• Penderfynu os yw’r unigolyn arfaethedig sydd wedi ceisio am drwydded yn briodol i fod yn drwyddedwr o dan ddiffiniad y Ddeddf
• Cynnal cofrestr gyhoeddus o Drwyddedwyr Tai Amlbreswyliaeth yn unol â’r Ddeddf

Pa fath o wybodaeth bersonol sydd yn cael ei gasglu

• Manylion cyswllt
• Dyddiad Geni

Gyda phwy fydd y wybodaeth yma’n cael ei rannu?

Byddwn yn darparu copi o’r wybodaeth yn unol â’r ddeddf mewn ffurf y gofrestr gyhoeddus os oes gais.

Pa mor hir fyddwn yn cadw’r wybodaeth?

Byddwn yn cadw’r wybodaeth tra byddwn yn cynnig y gwasanaeth i chi. Oni bai ein bod yn gorfod cadw yn hirach oherwydd rhesymau cyfreithiol. Byddwn yn cadw’r wybodaeth yma tra mor hir ag mae’r Ddeddf sy’n ymwneud a’r Drwydded Tai Amlbreswyliaeth yn gyfredol.

Eich hawliau

Mae gennych chi’r hawl i:

1. Wneud cais am eich gwybodaeth yn unol â’r Ddeddf Diogelu Data (Subject Access Request)
2. Wneud cais i gywiro unrhyw wybodaeth sydd yn anghywir
3. Wneud cais i ddileu gwybodaeth sydd yn cael ei ddal
4. Wneud cais i gyfyngu’r ffordd rydym yn defnyddio eich gwybodaeth
5. I drosglwyddo eich gwybodaeth i awdurdod arall os oes rhaid
6. I gwestiynu unrhyw benderfyniadau awtomatig sydd wedi ei gwneud ar gyfrifiadur

Cwynion

Fel unigolyn mae gennych chi hawl i gwyno i’r uned Diogelu Data yn y Cyngor os nad ydych yn hapus efo’r ffordd mae’r Cyngor yn defnyddio eich gwybodaeth.

Os nad ydych yn hapus efo canlyniad yr uchod, mae’n bosib i chi gysylltu efo’r Comisiynydd Gwybodaeth efo’r isod:

The Information Commissioner's Office
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF.

Pam ein bod angen eich gwybodaeth

Bydd y Cyngor yn defnyddio eich gwybodaeth ar gyfer hwyluso'r ddarpariaeth o wasanaethu tai ar draws Wynedd; gan gynnwys ceisiadau'r gofrestr tai cyffredin.

Cyfiawnhad i ddefnyddio eich gwybodaeth

Bydd y Cyngor yn defnyddio eich gwybodaeth oherwydd eu bod yn gwireddu task gyhoeddus yn unol ag Erthygl 6(1)(e) o’r UK GDPR

Mae rhannau o’r wybodaeth yn cynnwys gwybodaeth categori arbennig a'r sail gyfreithiol dros ddefnyddio'r wybodaeth yma yw Erthygl 9(2)(g) o’r UK GDPR. Bydd prosesu gwybodaeth hefyd yn cael ei gyfiawnhau yn unol ag Adran 10(3) o’r Ddeddf Diogelu Data 2018. Cyfeiriwn hefyd at ddefnyddio rhan 2 o atodlen 1 o Ddeddf Diogelu Data 2018. Y rhan perthnasol yw Atodlen 1, Rhan 2, Paragraff 6 - Deddf Diogelu Data 2018.

Bydd rhai adegau lle bydd angen prosesu gwybodaeth bersonol sy’n cynnwys troseddol. Y cyfiawnhad dros ddefnyddio'r wybodaeth yma yw drwy ddibynnu ar Atodlen 1, Rhan 2, Paragraff 6 o’r Ddeddf Diogelu Data 2018

Ni fydd y Cyngor yn defnyddio eich Gwybodaeth ar gyfer gwneud penderfyniadau awtomatig neu broffilio.

Rhannu eich gwybodaeth

Byddwn yn rhannu eich gwybodaeth efo’r sefydliadau isod:

· Tai Gogledd Cymru

· Grŵp Cynefin

· Adra

Ni fydd y Cyngor yn rhannu eich gwybodaeth y tu allan i’r Deyrnas Unedig.

Pa mor hir fyddwn yn cadw eich gwybodaeth

Bydd y wybodaeth y byddwch chi’n ei ddarparu yn cael ei gadw am 3 mlynedd.

Eich hawliau

Am fwy o wybodaeth ynglŷn ag eich hawliau, a manylion y Swyddog Diogelu Data ewch i’r safle isod Datganiadau preifatrwydd a chwcis (llyw.cymru)

 

Bydd y Cyngor yn defnyddio'ch gwybodaeth i gynnal asesiad llety Sipsiwn a Theithwyr (GTAA). Rydym yn defnyddio'ch gwybodaeth gan fod gennym ddyletswydd gyfreithiol o dan Ran 3 o Ddeddf Tai Cymru 2014 fel Awdurdod Lleol i gynnal Asesiad Llety Sipsiwn a Theithwyr (GTAA).

 Byddwn yn rhannu gwybodaeth fel eich manylion cyswllt (Enw a rhif Ffôn) gyda'r sefydliad canlynol a fydd yn cynnal yr asesiad ar ran y cyngor:

• Arc4