Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rhoi gwybodaeth i chi ar sut mae Gwasanaethau Cymdeithasol Plant ac Oedolion Cyngor Gwynedd (CG) yn casglu, prosesu a rhannu data personol.
Yn unol â fersiwn a ddargedwir o gyfraith yr UE o Reoliad Diogelu Data Cyffredinol ("GDPR y DU") a Deddf Diogelu Data 2018, mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn amlinellu sut mae CG yn rheoli data a gasglwyd drwy ddefnyddio gwasanaeth recordio a thrawsgrifio Beam Notes. Gall hyn gynnwys, ond nid yw'n gyfyngedig i: data personol cwsmer, ac unrhyw wybodaeth bersonol ynghylch deiliaid allweddi, teulu, ffrindiau a gofalwyr, swyddogion ar alwad neu gontractwyr.
Rheolwr eich data personol yw Cyngor Gwynedd (CG).
Y rheswm (pwrpas) pam mae’n angenrheidiol prosesu eich data personol
Ar gyfer darparu gwasanaethau gofal cymdeithasol – mae’r gwasanaethau a ddarperir yn ymwneud â sgyrsiau, trafodaethau ac unrhyw weithgareddau cyfarfod eraill fel rhan o weithgareddau busnes arferol yr awdurdod.
Y data personol rydym yn ei gasglu amdanoch chi
Bydd y wybodaeth bersonol a gaiff ei chofnodi yn ymwneud â’r categorïau data canlynol:
- Enw
- Cyfeiriad
- Rhif ffôn
- Cyfeiriad e-bost
- Rhif Yswiriant Gwladol
- Rhif GIG
- Dyddiad geni
- Rhyw
- Ethnigrwydd
- Crefydd
- Cyflyrau iechyd – corfforol, iechyd meddwl neu anghenion dysgu
- Cyflogaeth
- Manylion cyswllt am aelodau’r teulu
- Perthynas agosaf
- Statws llety
- Cenedligrwydd
- Statws priodasol
- Cyfeiriadedd rhywiol
- Gwybodaeth ariannol
- Aelodaeth undeb llafur
- Euogfarnau troseddol blaenorol
Mae’n bosib y byddwn yn gofyn am ragor o wybodaeth os bydd angen.
Sut caiff eich data personol ei gasglu?
Mae Beam Notes yn prosesu eich data personol trwy recordio, trawsgrifio a chrynhoi cyfarfodydd yn dilyn y camau canlynol:
- Bydd y defnyddiwr (yr aelod o staff fydd wedi cael hyfforddiant, fel gweithiwr cymdeithasol) yn dechrau’r recordiad
- Caiff y cyfarfod ei recordio
- Bydd y defnyddiwr yn dod â’r recordiad i ben, a chaiff y ffeil sain ei chadw
- Bydd Beam Notes yn creu trawsgrifiad o’r ffeil sain
- Bydd model OpenAI Azure yn creu crynodeb o’r trawsgrifiad
- Anfonir hysbysiad at y defnyddiwr i roi gwybod iddynt bod crynodeb eu cyfarfod yn barod a bod modd ei weld yn yr ap gwe diogel
- Bydd y defnyddiwr yn adolygu’r allbwn er cywirdeb a gweld a oes angen ei olygu
- Bydd y defnyddiwr yn copïo’r crynodeb i’r system rheoli achos.
Cyfiawnhad ar gyfer casglu a chofnodi gwybodaeth bersonol
Bydd Gwasanaethau Cymdeithasol Plant ac Oedolion Cyngor Gwynedd yn casglu'r wybodaeth bersonol er mwyn amddiffyn a darparu cefnogaeth i drigolion. Mae hyn yn rhan o'n tasg gyhoeddus dan Erthygl 6 (1) (e) GDPR y DU, yn unol â Deddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant (Cymru) 2014. Mae prosesu'r wybodaeth bersonol hon yn angenrheidiol ar gyfer yr Adran:
- er mwyn ymateb i anghenion Iechyd a Gofal Cymdeithasol.
- gan ei fod yn ymgymryd â thasg er budd y cyhoedd.
Cydsyniad yw’r sail gyfreithiol ar gyfer prosesu. Yn unol â Erthygl 6(1)(a), mae gwrthrych y data wedi rhoi cydsyniad i CG brosesu eu data personol at un neu fwy o ddibenion penodol.
Ni fydd yr Adran yn defnyddio eich gwybodaeth i wneud penderfyniadau awtomataidd nac ar gyfer proffilio.
Manylion unrhyw ddata categori arbennig a gasglwyd ac a broseswyd (os o gwbl)
- Rhif Yswiriant Gwladol
- Rhif GIG
- Rhyw
- Ethnigrwydd
- Crefydd
- Cyflyrau iechyd – iechyd corfforol, iechyd meddwl neu anghenion dysgu
- Cenedligrwydd
- Statws priodasol
- Cyfeiriadedd rhywiol
- Gwybodaeth ariannol
- Aelodaeth undeb llafur
Ar gyfer data categori arbennig (sef gwybodaeth am iechyd, grŵp ethnigrwydd, cyfeiriadedd rhywiol), byddwn yn dibynnu ar Erthygl 9(2)(h) sef iechyd a gofal cymdeithasol.
Sut/ble mae eich data yn cael ei storio
Lletya mewnol o’r ffeil allbwn, wedi’i uwchlwytho i’r system wybodaeth rheoli gwasanaethau berthnasol.
Lletya allanol o’r ffeil sain / trawsgrifiad nes bod y cyfnod cadw wedi dod i ben a’r data wedi’i ddinistrio.
Mae data yn cael ei brosesu yn y DU ac yn yr AEE gan Beam / Beam Notes.
Am ba mor hir rydym yn cadw’r wybodaeth hon?
Cedwir data personol o fewn Beam Notes yn unol â pholisi Cyngor Gwynedd (90 diwrnod).
Gyda phwy mae eich gwybodaeth yn cael ei rhannu?
Gallwn rannu eich gwybodaeth wrth ddarparu’r Gwasanaethau gyda:
- unrhyw gyd-reolydd data yn nhermau eich data personol;
- chi neu eich cynrychiolydd awdurdodedig;
- eich pwyntiau cyswllt a enwir, h.y. perthynas agosaf, ffrindiau, perthnasau neu ofalwyr;
- eich asiantaeth gofal cartref a enwir;
- unrhyw gontractwyr a enwir, a ddarparwyd gan gyd-reolydd yn nhermau eich data personol;
- eich ymarferwyr iechyd neu'r gwasanaethau brys;
- cynrychiolwyr awdurdod lleol y gellir bod angen cysylltu â hwy yn seiliedig ar unrhyw bryder a godwyd yn nhermau eich lles;
- trydydd parti perthnasol pan fo hynny'n ofynnol dan y gyfraith;
- darparwyr gwasanaeth (yn gweithredu fel prosesyddion data) wedi'u lleoli yn Lloegr a Chymru sy'n darparu gwasanaethau TG a meddalwedd wrth gefnogi'r Gwasanaethau;
- rheolyddion ac awdurdodau eraill wedi'u lleoli yn y Deyrnas Unedig sydd angen adroddiad ar weithgareddau prosesu mewn amgylchiadau penodol; ac
- Rydym angen i bob trydydd parti barchu diogelwch eich data personol a'i drin yn unol â'r gyfraith. Nid ydym yn caniatáu i’n darparwyr gwasanaeth trydydd parti ddefnyddio eich data personol ar gyfer eu dibenion eu hunain ac rydym yn caniatáu iddynt brosesu eich data personol ar gyfer dibenion penodol ac yn unol â'n cyfarwyddiadau yn unig.
Trosglwyddiadau Rhyngwladol
Nid ydym yn trosglwyddo eich data personol y tu allan i'r DU.
Eich hawliau dan GDPR:
Dan amgylchiadau penodol, mae gennych hawliau dan gyfreithiau amddiffyn data mewn perthynas â’ch data personol. Mae'r hawliau hyn er mwyn:
- gofyn am fynediad at eich data personol;
- gofyn am gywiriad o'ch data personol;
- gofyn am ddileu eich data personol;
- gwrthwynebu prosesu eich data personol;
- gofyn am gyfyngiad o brosesu eich data personol;
- gofyn am drosglwyddo eich data personol; a
- thynnu caniatâd yn ôl.
Os dymunwch weithredu ar unrhyw un o'r hawliau a nodir uchod, defnyddiwch y manylion cyswllt isod i gysylltu â ni.
Ni fydd angen i chi dalu ffi er mwyn cael mynediad at eich data personol fel rheol (nac i weithredu unrhyw un o'r hawliau eraill). Fodd bynnag, gallwn godi ffi resymol pe byddai eich cais yn amlwg yn ddi-sail, yn ailadroddus neu'n ormodol. Fel arall, gallwn wrthod cydymffurfio â'ch cais yn yr amgylchiadau hyn.
Gallwn fod angen gwneud cais i chi am wybodaeth benodol er mwyn ein helpu i gadarnhau eich hunaniaeth a sicrhau eich hawliau i gael mynediad at eich data personol (neu i weithredu unrhyw un o'ch hawliau eraill). Mae hwn yn fesur diogelwch i sicrhau na chaiff eich data personol ei ddatgelu i unrhyw berson nad oes hawl ganddynt i'w dderbyn. Gallwn hefyd gysylltu â chi i ofyn am wybodaeth bellach ynghylch eich cais er mwyn cyflymu ein hymateb.
Rydym yn ceisio ymateb i bob cais dilys o fewn mis. Yn achlysurol, gall gymryd mwy o amser na mis pe byddai eich cais yn fwy cymhleth neu pe byddech wedi gwneud nifer o geisiadau. Yn yr achos hwn, byddwn yn eich hysbysu ac yn eich diweddaru.
Am ragor o fanylion am y data personol mae CG yn ei ddal a’i ddefnyddio, neu pe byddech yn dymuno gweithredu ar eich hawliau dan GDPR y DU, defnyddiwch y manylion cyswllt isod.
Sut i gysylltu â ni?
Am ragor o wybodaeth, neu os dymunwch gael copi o'r ffurflen gais drwy e-bost neu drwy'r post, cysylltwch â ni drwy:
Swyddog Gofal Cwsmer - Gwasanaeth Oedolion
- 01286 679 223
- gcgc@gwynedd.llyw.cymru
- Cyfeiriad: Swyddog Gofal Cwsmer, Gwasanaethau Oedolion, Cyngor Gwynedd, Stryd y Jêl, Caernarfon, LL55 1SH