Datganiadau Preifatrwydd Cynghorwyr ac Etholiadau

Cynghorwyr

Fel aelod lleol, rwyf i’n gyfrifol am gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol amdanoch chi fel etholwr.

Gall hyn gynnwys eich manylion cyswllt (e.e. enw, rhif ffôn, cyfeiriad ebost) ond hefyd gwybodaeth fwy sensitif amdanoch, megis gwybodaeth am eich iechyd neu ethnigrwydd.

Rwy’n gwneud hyn er mwyn gweithredu ar eich rhan wrth ddelio efo eich ymholiad/cwyn.

Y rheswm cyfreithiol dros dal eich gwybodaeth

Mae’r gyfraith yn dweud gall cynghorwyr ond casglu a defnyddio gwybodaeth am resymau cyfreithiol. Y rhesymau perthnasol i ni ydi:

  • Caniatâd penodol

Wrth ofyn i mi weithredu ar eich rhan, rydych wedi rhoi caniatâd i mi ddefnyddio a rhannu eich gwybodaeth.

  • Cyflawni tasg er budd y cyhoedd

Bod angen defnyddio eich gwybodaeth er mwyn cyflawni fy rôl fel aelod lleol.

Ar gyfer gwybodaeth senisitif fel gwybodaeth am iechyd neu hil, byddem yn dibynnu ar eich caniatâd.

Rhannu eich gwybodaeth

Er mwyn darparu ymateb i chi, efallai bydd eich gwybodaeth yn cael ei rhannu efo adrannau mewnol y Cyngor a chyrff allanol os ydi hynny’n berthnasol (e.e. Bwrdd Iechyd, cymdeithasau tai).

Cyfnod cadw eich gwybodaeth

Byddaf yn cadw manylion eich achos am hyd at 18 mis ar ôl i’r mater ddod i ben, ac yn gwaredu pob gwybodaeth sydd gennyf ym ddiogel ar ddiwedd fy nhymor fel cynghorydd (oni bai fod angen trosglwyddo eich achos i’r aelod newydd – gofynnir am eich caniatâd i wneud hyn).

Diogelwch

Bydd eich gwybodaeth yn cael ei chadw’n ddiogel gennyf fi ar bob achlysur.

Eich hawliau

Mae gennych yr hawl i gael copi o’ch gwybodaeth. Hefyd, o dan rai amgylchiadau, i gywiro unrhyw gamgymeriadau, dileu, cyfyngu ar, gwrthwynebu neu symud eich gwybodaeth.

Mi fedrwch chi dynnu eich caniatâd yn ôl trwy roi gwybod i mi nad ydych am i mi brosesu eich gwybodaeth rhagor.

Cwynion

Dylai unrhyw gwynion am y ffordd yr ymdriniwyd â’ch gwybodaeth gael eu cyfeirio ata i yn lle cyntaf. Os nad oes modd datrys y mater yn y lle cyntaf gellwch gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth:

Post: Information Commissioner’s Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF

Ffôn: 0303 123 1113

Gwefan: https://ico.org.uk/make-a-complaint/

Etholiadau

Cyflwyniad

Mae’r hysbysiad preifatrwydd yma’n egluro sut mae Swyddog Cofrestru Etholiadol/ Swyddog Canlyniadau ar gyfer Cyngor Gwynedd yn casglu ac yn defnyddio gwybodaeth bersonol amdanoch chi i gyflwyno gwasanaethau yn effeithlon ac effeithiol.

Rydym yn defnyddio’r wybodaeth hon i’n galluogi i ymgymryd â swyddogaethau penodol rydym yn gyfrifol amdanynt ac i ddarparu gwasanaeth statudol i chi, fel y nodir yn Neddf Cynrychiolaeth y Bobl 1983, Deddf Gweinyddu Etholiadol 2013 a rheoliadau cysylltiedig.

Y Swyddog Cofrestru Etholiadol / Swyddog Canlyniadau ydi’r Rheolwr Data:

Dilwyn Williams, Cyngor Gwynedd, Caernarfon, Gwynedd LL55 1SH

 

Pa wybodaeth a gofnodir?

Rydym yn cadw cofnodion am etholwyr posibl ac etholwyr pendant, manylion am y rhai sydd yn gwneud cais am etholiad, ymgeiswyr a’u hasiantaid, manylion y rhai sydd â ffurflenni enwebu â llofnodion arnynt, staff sydd yn gweithio mewn etholiad. Gall y rhain fod yn gofnodion ysgrifenedig (cofnodion papur) neu wedi’u cadw ar gyfrifiadur (cofnodion electronig).

Fe all y cofnodion hyn gynnwys:

  • Manylion sylfaenol amdanoch chi, er enghraifft, enw, cyfeiriad, dyddiad geni, rhif yswiriant gwladol,

Manylion cysylltu (cyfeiriad e-bost/rhif ffôn), llofnod, cenedligrwydd a’ch cyfeiriad blaenorol

  • Gwybodaeth am bleidlais absennol (trwy’r post/dirprwy gan gynnwys manylion am eich dirprwy ac unrhyw un

     sydd wedi eich helpu)

  • Ffurflenni cais sydd wedi’u sganio a dyddiadau unrhyw lythyrau
  • Nodiadau am unrhyw amgylchiadau perthnasol rydych chi wedi eu datgelu i ni
  • Unrhyw un arall sy’n byw yn eich cartref
  • Os ydych chi dros 76 oed neu o dan 16/17 oed
  • A ydych chi wedi dewis optio allan o fersiwn agored y Gofrestr (i gael rhagor o wybodaeth am y gofrestr Agored www.gov.uk/cofrestru-i-bleidleisio)
    • Unrhyw wybodaeth ychwanegol y byddwn ei angen gennych chi megis copïau o’ch pasport, cerdyn adnabod Ardal Economaidd Ewropeaidd, tystysgrif priodas neu drwydded yrru
  • Cysylltiad gwleidyddol

 

Mae’n bwysig bod ein cofnodion yn gywir ac yn ddiweddar i'n helpu i sicrhau bod ein staff yn gallu rhoi cymorth, cyngor neu'r gefnogaeth sydd ei angen arnoch.  Os nad yw eich gwybodaeth yn gywir, cysylltwch â ni er mwyn i ni gywiro hyn.

 

Ar gyfer beth y defnyddir y wybodaeth?

Dim ond at ddibenion etholiadol y byddwn ni’n defnyddio’r wybodaeth y byddwch chi’n ei roi i ni. Byddwn yn cadw’r wybodaeth bersonol yn ddiogel a byddwn yn dilyn y ddeddfwriaeth diogelu data. Ni fyddwn yn rhoi gwybodaeth bersonol amdanoch chi na gwybodaeth bersonol y byddwch chi'n ei roi am bobl eraill i unrhyw un arall nac i unrhyw sefydliadau arall oni bai bod yn rhaid i ni yn ôl y gyfraith.

 

Mae’r Gofrestr Etholwyr yn ddogfen gyhoeddus ac mae modd ei gweld trwy apwyntiad yn unig dan reolaeth lem.

Efallai y caiff eich gwybodaeth ei rannu/datgelu gyda'r canlynol -

  • Er mwyn gwirio pwy ydych chi, bydd y data y byddwch chi'n ei ddarparu yn cael ei brosesu gan Wasanaeth Cofrestru Etholiadol Unigol Digidol sy’n cael ei reoli gan Swyddfa'r Cabinet. Fel rhan o’r broses hon bydd eich data yn cael ei rannu gydag Adran Gwaith a Phensiynau a chyflenwyr Swyddfa'r Cabinet sydd yn broseswyr data ar gyfer y Gwasanaeth Cofrestru Etholiadol Unigol Digidol. Gallwch ddarllen rhagor o wybodaeth yma: https://www.registertovote.service.gov.uk/register-tovote/privacy
  • Argraffwyr neu gyflenwyr (proseswyr) dan gontract sydd yn gweithredu ar ein rhan
  • Pleidiau gwleidyddol cofrestredig, cynrychiolwyr etholedig, ymgeiswyr cynghorau tref a chymuned, asiantaid a chyfranogwyr cymeradwy eraill sydd yn gallu defnyddio’r wybodaeth at ddibenion etholiadol yn unig
  • Y Cyngor
  • Asiantaid cyfeirnod credyd, y Llyfrgell Brydeinig, Awdurdod Ystadegau'r Deyrnas Unedig, y

Comisiwn Etholiadol a sefydliadau statudol eraill o'r Gofrestr Etholiadol

  • Manylion ynghylch a wnaethoch chi bleidleisio (ond ddim sut y gwnaethoch chi bleidleisio) i’r rhai sydd â hawl yn ôl y gyfraith i’w dderbyn ar ôl etholiad
  • Pan fydd iechyd a diogelwch pobl eraill mewn perygl
  • Pan fydd angen i ni basio gwybodaeth ymlaen yn ôl y gyfraith mewn amgylchiadau arbennig
  • Atal troseddu neu amau twyll fel rhan o’r Fentrer Twyll Cenedlaethol

Mae gan unrhyw un sy'n derbyn gwybodaeth gennym ni ddyletswydd gyfreithiol i’w chadw’n gyfrinachol. Ni fyddant yn ei ddefnyddio at unrhyw reswm arall a rhaid iddynt ofalu amdano yn yr un modd.

Yn ôl y gyfraith mae’n rhaid i ni i adrodd gwybodaeth benodol i awdurdodau priodol - er enghraifft:

  • Pan fo gorchymyn llys ffurfiol wedi cael ei gyflwyno.
  • I asiantaethau gorfodi'r gyfraith er mwyn atal neu ganfod trosedd
  • I’r Jury Central Summoning Bureau yn nodi’r unigolion sydd yn 76 oed neu’n hŷn ac nad ydynt bellach yn gymwys ar gyfer gwasanaeth rheithgor

Am faint?

Mae’n rhaid i’r Swyddog Cofrestru Etholiadol / Swyddog Canlyniadau brosesu eich data personol mewn cysylltiad â pharatoi ar gyfer a chynnal etholiadau. Caiff eich manylion eu cadw a’u diweddaru yn unol â’n rhwymedigaethau cyfreithiol ac yn unol â chyfnodau cadw statudol.  Mae’r Swyddog Cofrestru Etholiadol / Swyddog Canlyniadau yn cynnal polisi cadw ar wahân.

 

Categorïau Arbennig o ddata personol

Mae rhywfaint o’r wybodaeth sy’n cael ei gasglu yn cael ei ddynodi yn ddata personol categori arbennig. Caiff y wybodaeth ei brosesu am reswm o fudd cyhoeddus sylweddol fel y nodir yn Neddf Cynrychiolaeth y Bobl 1983, Deddf Gweinyddu Etholiadol 2013 a rheoliadau cysylltiedig. Er mwyn prosesu’r math yma o wybodaeth mae gennym ddogfen polisi ar wahân sydd yn nodi sut bydd yr wybodaeth yma’n cael ei drin.

 

Hawl i Wrthwynebu

Mae gennych hawl i wrthwynebu defnyddio eich manylion cysylltu e-bost neu rif ffôn at ddibenion cofrestru etholiadol. Cysylltwch â'r Swyddog Cofrestru Etholiadol sef y Rheolwr Data i danysgrifio os nad ydych chi’n dymuno iddynt gysylltu â chi ar e-bost neu ar y ffôn.

Hawl i Gael Eich Anghofio

Nid yw hyn yn gymwys tra’n cadw’r gofrestr etholiadau.  Ni allwch ofyn i’ch manylion gael eu tynnu oddi ar hen gofrestri/cofrestri hanesyddol.

Gwybodaeth Bellach

 

I gael gwybodaeth bellach ac os ydych chi’n credu bod eich hawliau wedi cael eu torri, cysylltwch â : SwyddogDiogeluData@gwynedd.llyw.cymru