Datganiad Cenhadaeth
Nod Gwasanaeth Archifau Gwynedd yw diogelu treftadaeth archifol y sir drwy gasglu, cadw, rhoi mynediad at a hyrwyddo'r defnydd o archifau fel y gall pawb ddarganfod, dysgu a deall mwy amdanynt eu hunain a'u cymuned.
Amcanion y Polisi
I ddisgrifio 'r ddarpariaeth gwasanaeth bresennol ar gyfer cadw cofnodion digidol a dderbynnir gan y gwasanaeth a nodi sut mae’r gwasanaeth am geisio diwallu anghenion derbyn, storio a chadw deunydd digidol.
Cyd-destun
Mae Gwasanaeth Archifau Gwynedd yn cydnabod bod nifer cynyddol o ddogfennau ac archifau yn cael eu creu ar ffurf ddigidol ac:
- Mae disgwyliad y bydd y gwasanaeth yn cadw'r cofnodion hyn dros amser gyda'r un gofal proffesiynol a roddir i ddeunydd analog.
- Rhaid gweithio tuag at ddod o hyd i ffordd i sicrhau bod y deunydd hwn yn cael ei gadw nawr ac y bydd yn parhau i fod yn ddarganfyddadwy ac yn hygyrch yn y dyfodol.
- Bydd yn ceisio mabwysiadu arferion gorau o fewn ffiniau ymarferoldeb a chyfyngiadau'r adnoddau sydd ar gael.
Pwrpas a Chwmpas
Nod y polisi yw amlinellu'r hyn y mae'r gwasanaeth yn gobeithio ei gyflawni wrth gadw deunydd digidol a chyrraedd disgwyliadau adneuwyr a rhanddeiliaid eraill.
Mae'r polisi hwn yn cwmpasu deunydd sydd mewn fformatau y tu allan i'r cyfryngau traddodiadol a gesglir gan y gwasanaeth, deunydd sy'n gofyn am ddefnyddio technoleg ddigidol bellach er mwyn ei ddehongli.
At ddibenion y polisi hwn, mae cadwedigaeth ddigidol yn cyfeirio at yr holl gamau sy'n ofynnol i gynnal mynediad at ddeunyddiau digidol y tu hwnt i derfynau methiant cyfryngau neu newid technolegol.
Mae'r polisi hwn yn cwmpasu deunydd a dderbynnir gan y gwasanaeth gan yr holl rhanddeiliaid.
Amcanion cadwedigaeth ddigidol
Bydd y Gwasanaeth yn:
- Datblygu a cheisio gweithredu, lle bo hynny'n ymarferol, arferion gwaith ac atebion meddalwedd i reoli'r archif ddigidol i negyddu'r posibilrwydd o golli deunydd digidol.
- Ceisio defnyddio'r atebion mwyaf priodol, cost-effeithiol ac effeithlon i sicrhau cynaliadwyedd yr adnodd digidol dros amser.
- Gweithio gyda'r adran TG i liniaru'r risgiau i'r rhwydwaith TG corfforaethol wrth reoli'r archif ddigidol.
- Ceisio cael mynediad at hen dechnoleg a/neu dechnoleg darfodedig, boed yn offer neu feddalwedd, i gynorthwyo gyda rhaglenni ymfudo, gan weithio mewn partneriaeth â sefydliadau allanol pan yn addas neu'n angenrheidiol i sicrhau hygyrchedd hirdymor yr archif ddigidol.
- Rhannu ymarfer da ar gyfer cynnal archif ddigidol.
Safonau
Bydd y Gwasanaeth yn defnyddio model cyfeirio Systemau Gwybodaeth Archifau Agored (OAIS) fel sylfaen ar gyfer arferion gwaith a rheoli archifau digidol.
Derbyniadau a derbynodi
Bydd y Gwasanaeth yn:
- Cydnabod y gall y wybodaeth sy'n ofynnol gan adneuwyr archifau digidol fod yn wahanol i'r wybodaeth sy'n ofynnol ar gyfer archifau analog. Fodd bynnag, bydd yr holl brosesau derbyn yn cydymffurfio â safonau proffesiynol ac yn unol â'r Polisi Rheoli Casgliadau.
- Byddwn yn ymgysylltu ag adneuwyr ynglyn â’r fformatau derbyniol ac yn gofyn am gyngor gan swyddogion TG pan fo angen.
- Cydnabod bod angen metadata digonol i adnabod a darparu mynediad rhesymol i gynnwys yr archif ddigidol pan yn adneuo gan weithio gydag adneuwyr i gael y wybodaeth honno.
Mudo a Storio
Bydd y Gwasanaeth yn:
- Mudo deunydd digidol i'r gweinydd a dyfais storio ar wahân.
- Defnyddio'r feddalwedd a'r caledwedd sydd ar gael i reoli'r archif ddigidol yn unol â'r model OAIS.
- Monitro fformatau ffeiliau i sicrhau bod deunydd digidol ar gael yn y fformat ffeil archifol mwyaf derbyniol ar gyfer y math o ffeil.
- Sicrhau y bydd copïau o'r meistri digidol mewn lleoliadau ar wahân i liniaru'r risg o golli gwybodaeth pe bai un cyfleuster storio digidol yn methu.
Mynediad i'r cyhoedd
Bydd mynediad cyhoeddus i'r cynnwys digidol yn cael ei ddarparu trwy weithfan gyhoeddus bwrpasol neu ei gopïo i fformat priodol i'w rannu gyda'r rhai nad ydynt yn gallu ymweld.
Datblygiadau yn y dyfodol
Mae’r Gwasanaeth yn:
- Derbyn bod angen gwaith datblygu pellach wrth i adneuon digidol dyfu i gyflawni rhaglen reoli effeithiol a llwyddiannus ar gyfer storio a hygyrchedd archifau digidol.
- Yn cydnabod y bydd y gwasanaeth yn ceisio gweithio mewn partneriaeth â chydweithwyr Rheoli Cofnodion i ddatblygu dull cydweithredol o gynnal archifau digidol dros amser.
Adolygiad
Cymeradwywyd y polisi hwn gan Bennaeth Economi a Chymuned yn 2026. Bydd yn cael ei adolygu ymhen 5 mlynedd neu ynghynt pe byddai amgylchiadau yn gwneud hynny’n angenrheidiol.