Polisi Didoli Gwasanaeth Archifau Gwynedd

Datganiad Cenhadaeth

Pwrpas Gwasanaeth Archifau Gwynedd yw gwarchod etifeddiaeth archifol y sir drwy gasglu, cadw, rhoi mynediad a hyrwyddo defnydd o'r archifau fel bod modd i bawb ddarganfod, dysgu a deall mwy am eu hunain a’u bro.

Amcanion y Polisi

Pwrpas y polisi hwn yw:

• Sicrhau fod y Gwasanaeth yn dewis cofnodion sydd o bwysigrwydd tystiolaethol, gweinyddol neu hanesyddol ystyrlon yn unol â’r Polisi Datblygu Casgliadau.
• Egluro’r amrediad o weithdrefnau didoli y mae’r gwasanaeth yn ymgymryd â nhw
• Sicrhau fod y gweithdrefnau yn cydymffurfio a deddfwriaethau ac ymarferion archifyddol cyfredol.
• Egluro sut y mae ein gweithdrefnau yn cydymffurfio â’r Polisi Datblygu Casgliadau a’r Amodau Adneuo.

Amrediad y polisi

Mae’r polisi hwn yn berthnasol i bob cofnod a adneuir a dylid ei ddefnyddio i gefnogi barn y staff proffesiynol ac i gefnogi amcanion y Polisi Datblygu Casgliadau a’r Amodau Adneuo.

Gweithdrefnau ar gyfer Didoli

Didoli yw’r broses o adnabod deunydd sydd o werth tymor hir ar gyfer y pwrpas o’i gadw’n barhaol.  Cynhelir y broses drwy ddefnyddio’r gweithdrefnau isod:

• Bydd y broses o ddidoli yn cael ei wneud gan staff cymwys yn unig.
• Bydd y broses o ddidoli yn digwydd pan fo’r dogfennau yn cyrraedd yr archifdy neu yn ystod y broses dderbynodi.
• Bydd archifyddion cymwys yn didoli drwy asesu pob eitem yn unigol gan dynnu allan unrhyw eitemau sydd wedi eu dyblygu neu nad ydynt yn cydymffurfio â Pholisi Datblygu Casgliadau'r Gwasanaeth.
• Pe byddai casgliad yn addas ar gyfer ei samplo bydd dull addas yn cael ei ddefnyddio.
• Bydd casgliadau sydd heb eu catalogio yn cael eu hail-ddidoli cyn eu catalogio.
• Bydd unrhyw benderfyniadau a wnaed ynglŷn â’r didoli yn cael ei ddogfennu.

Egwyddorion Didoli

Mae’r egwyddorion canlynol yn cael eu hystyried wrth ddidoli:

• Goblygiadau Statudol Archifyddol
• Y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth
• Y Ddeddf Diogelu Data

Bydd Archifau mewn pob fformat yn cael eu dewis cyn belled ag y byddant yn cydymffurfio â’r Polisi Datblygu Casgliadau ac â’r meini prawf isod ac y byddant felly:

• Yn unigryw ac o werth hanesyddol tymor hir.
• Yn cyfrannu at wybodaeth ystyrlon ynglŷn â hanes cymdeithasol, diwylliannol, economaidd a gwleidyddol y sir.
• Yn cyfrannu at wybodaeth ystyrlon ynglŷn â digwyddiadau ac unigolion lleol.
• Yn cyfrannu at wybodaeth ystyrlon ynglŷn â chymunedau lleol.
• Yn cynnwys gwybodaeth o bwysigrwydd gweinyddol i’r corff a’u creodd neu i’w olynwyr.

Gwaredu cofnodion

Bydd unrhyw ddogfennau sydd wedi eu didoli a heb eu dewis ar gyfer cadwedigaeth barhaol yn:

• Yn dilyn y telerau adneuo a’r amodau adneuo drwy waredu neu ddychwelyd yr eitemau i’r adneuwr.
• Cynnig y deunydd i fan adneuo arall pe bai hynny yn addas.
• Sicrhau fod y deunydd yn cael ei waredu yn gyfrinachol.

Bydd casgliadau sydd heb eu catalogio yn cael eu hail-ddidoli cyn catalogio gan ddefnyddio siart llif ddidoli.  Bydd unrhyw benderfyniadau a wnaed mewn perthnasedd â’r siart yn cael eu cyfleu i’r adneuwr mewn llythyr a fydd yn rhoi eglurhad ynglŷn â’r ail-ddidoli ac yn rhestru’r eitemau / casgliadau sydd i’w dychwelyd yn ogystal â ffurflen ddychwelyd sy’n gofyn i’r adneuwr nodi eu bod yn cytuno fod y Gwasanaeth yn dychwelyd y deunydd, eu bod am gasglu’r deunydd neu eu bod yn caniatáu i’r deunydd gael ei waredu.

Adolygiad

Cymeradwywyd y polisi hwn gan Bennaeth Economi a Chymuned yn 2025.  Bydd yn cael ei adolygu ymhen 5 mlynedd neu ynghynt pe byddai amgylchiadau yn gwneud hynny’n angenrheidiol.